数日前にブログで書きましたが、百式の田口さんのお言葉がありがたかったので、そこでおすすめされている本を買って読むことにしました。
いわゆる、能率的に仕事や作業をこなすためのハウツー本です。
期待して読んだのですが、どちらかというと少々あてがはずれました。
自分にとって、そんなに新しいことが載っているわけではありませんでした。
やらなきゃいけないことが多いとき、ストレスを感じるのは、それを中途半端な状態で頭の片隅においてしまうことが原因だそうです。
いったん、「何をやらなくちゃいけないのか」を全部リストアップして、「次にどういう行動をとれば、その問題は片付くか」を考えておくことで、頭の中がすっきりするそうです。「水のように澄んだ心」を手に入れられるという訳です。
そのへんの手法をGTD(Getting Things Done)と言います。
ま、でもそれくらいのことは僕もやってますけどね。でもストレスはたまりますよ。
もしかしてやり方が甘いのかな？
たとえやるべきことが山のようにあったとしても、頭をすっきりさせつつ、リラックスしながら高い生産性を発揮していく「やり方」がある。私がGTDと呼んでいる。
この「やり方」を見につけることさえできれば仕事でもプライベートでも効率よく物事をこなし、充実した人生を送っていくことができるだろう。
私が提唱するGTDの柱はふたつある。
ひとつは、やるべきことを"すべて"把握しておくということだ。今やらないといけないこと、あとでやること、いつかやる必要があること・・・ 大きなことも小さなことも、すべてを頭の中からいったん吐き出し、信頼できるシステムに預けることだ。
当たり前のように聞こえるかもしれないが、ほとんどの人はこれができていない。
(「あなたのやりたことを今ここですべて見せてください」と言ったら、あなたは見せることができるだろうか)
柱のふたつ目は、人生において常に降りかかってくるあらゆる"インプット"にその場で対処できるようにすることだ。
それらが発生したときにどう判断を下し、どういった"次にとるべき行動"を見極めるべきか。これも常識に思えるかも知れないが、ほとんどの人にはそうした習慣がない。
そしてその習慣がないゆえに、日々降りかかってくる「やるべきこと」に振り回され、「あれもしなくちゃ」「これもしなくちゃ」という焦りだけが頭の中で空回りしつづけることになる。
「やるべきこと」が2分以内に出来ることであれば、優先度を考えずにすぐにやってしまう、というフレーズには共感しました。
確かにそうした方が、ちょっとの苦労で自分のタスクが減るので、ずっと頭の中に置いておく必要がないしストレスも減ると思います。
ちょっとしたことはすぐにやる習慣をつけたいと思います。
「次にとるべき行動」が2分以内にできることなら、その場でやってしまおう。たとえば、30秒以内に読んで返事することができるメモがあったときには、即座に実行する。1分か2分でカタログをチェックできるときは、目を通して捨てるなり、人に渡すかなりしてしまおう。そのカタログから買いたい物があるなと思えば「資料」として保管しておけばいい。何かのプロジェクトの「次にとるべき行動」が、留守電に簡単な返事をするというものなら、今すぐやってしまおう。
優先順位が高いものでなくても、いつか行動するつもりならここでやってしまうことだ。2分以内という基準を設けているのは、2分以内でできるならその場でやってしまうほうが、整理したあとにやるより時間を節約できる可能性が高いからだ。要するに効率の問題だ。行動する価値のないものは迷わず捨て、行動が必要で、いつかやるつもりのものは、効率を基準にしていまやるかどうかを判断するわけだ。
この「2分ルール」が習慣になると、あなたの生産性は劇的に向上する。あるクライアントは、1日当たり1時間、自分で使える時間が増えたと喜んでいた。
まぁ要するに、ちゃっちゃとやればいいわけですね。
